Partager sa bibliothèque

La fonction Share Library permet de partager une bibliothèque entière (références, groupes et fichiers attachés) avec jusqu'à 400 personnes collaboratrices identifiées. Celles-ci pourront accéder à votre bibliothèque depuis le logiciel EndNote. Pour chaque personne collaboratrice, vous pouvez présicer le type d'accès : en mode lecture ou en mode lecture et écriture (ajouter, modifier, supprimer des références). Notez que la synchronisation avec EndNote Online doit être utilisée et que les risques de pertes ou de fusions non désirées de données liés à la synchronisation sont élevés.

Partager une bibliothèque

Vous devez préalablement avoir synchronisé votre bibliothèque avec EndNote Online avant de pouvoir utiliser cette fonction. Attention! Vous ne pouvez synchroniser (et donc partager) qu'une seule bibliothèque. Si vous utilisez plusieurs bibliothèques pour vos travaux, soyez prudent car il y a risque de pertes ou de mélanges de données. Les collaborateurs doivent également détenir un compte EndNote Online pour que le partage de bibliothèque fonctionne.

Pour partager une bibliothèque :

1. Cliquez sur File > Share;
2. Une nouvelle fenêtre s'affichera;
   
3. Inscrivez l'adresse de courriel de la personne. Assurez-vous d'utiliser l'adresse associée à son compte EndNote Online;
4. Au menu déroulant Permission, sélectionnez le type d'accès que vous souhaitez lui donner :
   
   • Read & Write : Possibilité d'ajouter, modifier ou supprimer des références;
   • Read Only : Lecture seule;
5. Vous pouvez ajouter une note à son attention au besoin;
6. Cliquez sur Invite. La personne recevra un courriel d'invitation.

 Les personnes avec qui vous avez partagé la bibliothèque, ainsi que le type d'accès qu'elles ont, seront affichés dans la fenêtre.

Modifier ou retirer les droits de partage

1. Cliquez sur File > Share;
2. Une nouvelle fenêtre s'affichera avec la liste des personnes que vous avez invitées;
3. Appuyez sur  pour accéder aux options;
4. Sélectionnez Remove pour supprimer le partage avec cette personne ou changez le type d'accès qu'elle possède.

Accéder à une bibliothèque partagée par une autre personne

Pour accepter l'invitation d'une autre personne :

1. Cliquez sur le lien Accept the invitation dans le courriel d'invitation;
2. Sur la page Web qui s'ouvre, connectez-vous à votre compte EndNote Online;
3. Un message de confirmation s'affichera.

Pour ouvrir la bibliothèque partagée :

1. Dans EndNote, faites File > Open Shared Library;
2. Sélectionnez la bibliothèque à ouvrir. Elle est identifiée par l'adresse courriel de la personne.

La bibliothèque peut ensuite être utilisée comme toute autre bibliothèque. Selon le type d'accès que la personne vous a donné, vous pourrez ajouter, retirer ou modifier des références ou alors seulement consulter les références puis les citer dans un document Word. Il est possible de copier ces références dans votre propre bibliothèque.

Pour visualiser les dernières mises à jour de la bibliothèque partagée (ajouts, suppressions, modifications), cliquez sur Sync Status, puis appuyez sur l'icône . Cliquez sur un flux d'activités pour en afficher le détail.

Notez que les bibliothèques partagées par d'autres personnes ne sont pas accessibles dans EndNote Online et EndNote pour iPad.

L'interface EndNote Online permet à plusieurs personnes de consulter et d'enrichir un groupe de références en ligne. Notez que les références ne pourront pas être consultées dans le logiciel EndNote des invités au groupe et qu'il n'est pas possible de partager les fichiers joints associés aux références.

Pour partager un groupe, vous devez préalablement détenir un compte EndNote Online. Consultez la page EndNote Online - Partager ses références pour plus de détails sur cette option de partage.

Il est possible de transmettre par courriel une copie de sa bibliothèque à une autre personne. Chaque bibliothèque sera autonome et les changements dans l'une n'affecteront pas l'autre.

Pour envoyer sa bibliothèque par courriel sans perdre de données, il est préférable de la compresser. Vous pouvez transmettre toute la bibliothèque ou seulement une partie et y inclure ou non les fichiers joints. La compression est possible seulement sur les bibliothèques d'une taille de 4Go et moins.

Compresser sa bibliothèque

1. Sélectionnez File > Compressed Library (.enlx);
2. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez les options désirées;
   
   
   • Créer un fichier compressé ou Créer un fichier compressé puis l'envoyer par courriel;
   • Inclure ou non les fichiers joints;
   • Inclure toutes les références, seulement les références sélectionnées ou seulement un groupe;
3. Cliquez sur Next puis spécifiez le nom et l'emplacement du fichier;
4. Si l'option d'envoi par courriel a été sélectionnée, le logiciel de messagerie de votre ordinateur ouvrira un nouveau message avec le fichier en pièce jointe.

En ouvrant le fichier compressé, la bibliothèque et ses données seront extraites dans le dossier où se trouve le fichier.

Si le destinataire a déjà une bibliothèque du même nom, il lui faudra renommer la nouvelle bibliothèque pour ne pas écraser la première.

Le format XML (Extensible Markup Language) permet d'exporter une bibliothèque sous un format compatible avec d'autres logiciels de gestion bibliographique. Il peut également s'avérer utile pour partager une bibliothèque entre personnes n'ayant pas la même version d'EndNote.

Attention ! Les fichiers joints (ex. PDF) ne sont pas transférés lors de cette opération.

Exporter des références

1. Dans EndNote, sélectionnez les références à exporter, puis cliquez sur File > Export;
2. Dans la fenêtre de dialogue Export file name :
   
   • Sélectionnez le dossier où enregistrer le fichier;
   • Inscrivez le nom du fichier;
   • À Type, choisissez XML;
   • À Output style, choisissez Show All Fields;
   • Si vous exportez seulement une partie des références, assurez-vous que la case Export Selected References soit cochée;
   • Cliquez sur Enregistrer.

Importer des références